Factura electrònica obligatòria: El teu negoci està preparat per a l'era digital

La digitalització del món empresarial ja és aquí i és quelcom totalment imparable, i una de les coses que ens porta aquesta digitalització en l’àmbit empresarial és la facturació electrònica, quelcom que ja és una realitat ineludible a Espanya.

El teu negoci està obligat a implementar la facturació electrònica?

La Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses, coneguda popularment com a Llei Crea i Creix, és una normativa bàsica en el panorama empresarial espanyol.

L’objectiu principal d’aquesta llei és impulsar la creació d’empreses, fomentar-ne el creixement i la modernització, i combatre la morositat en les operacions comercials.

La Llei Crea i Creix ha marcat un abans i un després en les obligacions fiscals i mercantils, impulsant la facturació electrònica B2B (per a la qual haurem d’utilitzar un programari de facturació en línia adequat).

Aquest article té com a propòsit aclarir de manera senzilla i directa qui són els subjectes obligats a la facturació electrònica a Espanya, basant-se en la normativa vigent i els terminis establerts. Està adreçat a petites i mitjanes empreses (PIMES), autònoms, emprenedors i gestors que necessiten comprendre les seves obligacions davant la nova normativa.

Què és la facturació electrònica i per què és obligatòria?

Una factura electrònica no és un PDF simple. Es defineix com un document mercantil que, complint amb els requisits legals i fiscals, s’expedeix i es rep en un format estructurat que permet el seu processament automatitzat.

Les seves característiques principals són l’autenticitat i integritat garantides, generalment mitjançant una signatura electrònica avançada.

L’origen d’aquesta obligació rau en la Llei 18/2022, de Creació i Creixement d’Empreses (Llei Crea i Creix), que actua com a motor principal. Els objectius d’aquesta llei són clars:

• Lluita contra la morositat en operacions comercials.
• Digitalització i modernització del teixit empresarial espanyol.
• Foment de la productivitat i la competitivitat.

Més enllà de l’obligació, la facturació electrònica ofereix beneficis significatius, com l’estalvi de costos, l’eficiència administrativa, més seguretat i una millor traçabilitat de les operacions.

Qui està obligat a la facturació electrònica a Espanya

L’obligació de la facturació electrònica se centra principalment en les relacions B2B (Business to Business), és a dir, entre empreses i autònoms. Els principals actors que han de complir són:

• Empreses: Persones jurídiques (societats limitades, anònimes, cooperatives, etc.).
• Autònoms: Persones físiques que realitzin activitats econòmiques.

És important destacar que les factures a consumidors finals (B2C) no entren en aquesta obligació directa, tot i que els particulars podran sol·licitar la seva factura en format electrònic si ho desitgen.

Calendari i terminis clau: Quan t’afecta?

El reglament que desenvolupa la Llei Crea i Creix ja està publicat, cosa que ha permès fixar els terminis definitius per a l’obligatorietat.

Tram 1: Grans empreses

Aquest grup ja hauria de tenir els seus sistemes adaptats i funcionant.

• Facturació anual superior a 8 milions d’euros.
• Termini d’obligatorietat: tan bon punt s’aprovi el reglament, les empreses que facturin més de 8 milions d’euros tindran 12 mesos per adaptar-s’hi.

Tram 2: PIMES i autònoms

Aquest és el grup més nombrós i el que necessita iniciar la seva preparació amb antelació per assegurar una transició fluida.

• Facturació anual inferior a 8 milions d’euros.
• Termini d’obligatorietat: tan bon punt s’aprovi el reglament, les empreses que facturin menys de 8 milions d’euros tindran un termini de 24 mesos per poder adaptar-s’hi

Consideracions addicionals sobre terminis:

La data de còmput és a partir de la publicació del desenvolupament reglamentari. És crucial no esperar fins a l’últim moment, ja que la preparació requereix temps.

Què he de fer per emetre factures electròniques conforme a la llei?

Per complir amb la normativa, les factures electròniques han de reunir certs requisits:

• Format estructurat: Cal utilitzar formats que permetin la lectura automatitzada (com XML, UBL, EDIFACT, Facturae). Els PDF sense dades estructurades no són vàlids.
• Autenticitat i integritat: S’ha de garantir l’origen i la inalterabilitat del contingut, principalment a través de la signatura electrònica avançada o l’intercanvi de dades EDI.
• Interoperabilitat: Els sistemes d’emissió i recepció han de poder comunicar-se entre si.
• Informació sobre l’estat de la factura: Existeix l’obligació d’informar sobre el lliurament, acceptació, rebuig o pagament de la factura.
• Accés i conservació: S’ha de garantir l’accés a les factures electròniques per part del client durant tot el període legal (4 anys fiscalment, 6 anys mercantilment).

Com adaptar-se a la facturació electrònica obligatòria

L’adaptació a la facturació electrònica requereix una sèrie de passos estratègics:

1. Diagnosi: Avalua la teva situació actual de facturació per identificar les àrees que necessiten canvis.
2. Certificat digital: Obté i mantén en regla un certificat digital vàlid, que és fonamental per a l’autenticitat de les factures.
3. Elecció del programari: Opta per un programari de facturació en línia que compleixi amb tots els requisits legals i tècnics establerts, com per exemple el de Holded
4. Planificació i formació: Capacita el teu personal i estableix un pla de transició clar i detallat.
5. Comunicació: Informa els teus clients i proveïdors sobre el canvi en el format de facturació per assegurar una transició fluida en les teves relacions comercials.

Què passa si no compleixo amb la normativa?

L’incompliment de la normativa de facturació electrònica pot comportar conseqüències greus:

• Sancions econòmiques: Multes considerables per no emetre o rebre factures electròniques quan és obligatori, o per incomplir els requisits tècnics.
• Problemes fiscals: Dificultats en la deducció de despeses o la justificació d’ingressos davant l’Agència Tributària.
• Pèrdua de competitivitat i oportunitats: Quedar-se enrere en la digitalització del mercat pot afectar la capacitat del teu negoci per operar eficientment amb altres empreses.

Eines per facilitar la facturació electrònica

Un programari de facturació en línia és una eina indispensable per adaptar-se a la normativa de facturació electrònica. Els seus avantatges inclouen:

• Automatització del procés de creació i enviament de factures, estalviant temps i reduint errors.
• Garantia de compliment dels formats i requisits legals, assegurant que les teves factures són vàlides.
• Integració amb comptabilitat i gestió empresarial, simplificant l’administració del teu negoci.
• Emmagatzematge segur i accés fàcil a les factures al núvol, garantint-ne la conservació i disponibilitat.

Per assegurar que el teu negoci compleix amb la normativa de la factura electrònica i optimitzar la teva gestió, un bon programari de facturació en línia és essencial.

La facturació electrònica obligatòria és una realitat imminent per a la majoria d’empreses i autònoms a Espanya. Conèixer qui ha de complir i quan és fonamental. L’adaptació no només és una obligació legal, sinó una oportunitat per digitalitzar el teu negoci, millorar-ne l’eficiència i evitar sancions. La preparació prèvia és clau.

No esperis fins a l’últim moment. Revisa la teva situació i comença a preparar la teva empresa per a la factura electrònica obligatòria.