Top 7 eines de registre de jornada obligatòria per millorar la productivitat a l’empresa

Des que existeix la nova llei de control horari a Espanya, totes les empreses, més enllà de la seva mida, han de verificar que els seus empleats fitxin digitalment i no superin el màxim d’hores disposat pel seu conveni laboral (i per la llei de treball).

Tot i que la majoria dels empresaris ha fet el canvi per complir amb la normativa, tal com s’evidencia en aquest article redactat al blog del software Factorial, utilitzar una eina de control horari és molt més que marcar la casella de la legalitat i evitar una multa.

El ‘benefici col·lateral’ de tenir un sistema automatitzat és que millora també la productivitat i la retenció del talent, quelcom doblement important si tenim en compte que la productivitat nacional per hora treballada es troba per sota de la mitjana europea.

Factorial, companya de PIMEs i corporacions

L’aplicació nascuda a Barcelona va saber trobar el seu lloc com un dels softwares de gestió de Recursos Humans més complets, tot i que amb un truc, ja que la seva contractació és modular.

Això vol dir que la contractació funciona com un joc de blocs on s’instal·len i es paguen únicament les parts que s’utilitzaran. Això permet que l’eina sigui apta per acompanyar les empreses en el seu creixement, des de l’etapa de PIME fins a una gran corporació.

Per exemple, una empresa petita pot contractar únicament el mòdul de control horari i gestió d’absències per complir amb la legislació, mentre que una empresa amb més empleats té la possibilitat d’activar-la tota, amb automatització de processos d’onboarding, signatura electrònica de documents o avaluació de rendiment.

El sistema de fitxatge de Factorial es divideix en tres funcions principals, les de fitxar, supervisar i reportar. Per a la primera funció, els empleats registren entrades, sortides i pauses des d’ordinador, mòbil o mitjançant QR i geolocalització.

Pel que fa a la supervisió, l’eina permet que els managers revisin en temps real cada registre, corregeixin incidències i aprovin ajustos, alhora que la plataforma genera informes automàtics de presència, descansos i hores extra, molt útils en auditories o inspeccions.

Excés d’hores extra? Per això existeix Sesame HR

Sesame HR és una altra eina de Recursos Humans que permet fitxar des d’una app, web o tauleta habilitada com a punt de fitxatge, a més d’integrar-se amb sistemes biomètrics.

Tanmateix, el que realment distingeix Sesame és la seva gestió avançada d’hores extra, ja que aquesta plataforma permet crear regles personalitzades que assignen diferents valors a les hores treballades segons el dia o el torn, quelcom clau per a sectors on l’hora nocturna o en un dia festiu té un cost diferenciat.

Igual que Factorial, entre les funcions avançades inclou la planificació de calendaris laborals, la integració amb softwares de nòmina i l’exportació d’informes en Excel o PDF.

El suport proper, via xat, correu o telèfon, assegura una implementació ràpida a les empreses, especialment aquelles que volen impulsar el smart working sense descuidar la legalitat.

Hubstaff, la solució per a equips escampats pel món

Els equips distribuïts són un gran maldecap per als departaments de Recursos Humans, ja que aquests empleats poden estar en fusos horaris diferents, cobrar de manera diferenciada i, un detall no menor, tenir una cultura de treball totalment diferent.

Als ‘90, les empreses amb equips de moltes nacionalitats eren multinacionals amb milers d’empleats. Internet va escurçar les fronteres i per aquest motiu avui això ja no és així. Fins i tot una PIME pot tenir una seu central a Alemanya i empleats a Espanya o viceversa.

Per a aquest tipus d’empreses Hubstaff ofereix un software de time tracking que combina control horari, mètriques de productivitat i gestió de nòmines globals. Els seus usuaris destaquen el registre des d’escriptori, web, mòbil i GPS i la conversió automàtica de dades en timesheets.

Un punt diferencial de Hubstaff són els dashboards personalitzables amb informes de projectes i l’automatització de pagaments, integrant-se amb plataformes com PayPal, Wise o Deel. A això s’afegeix un estricte compliment en matèria de privacitat i seguretat (GDPR, SOC 2, HIPAA).

Bizneo HR, control horari i informes amb validesa legal

Bizneo HR és una eina de control horari, accés i presència que els usuaris valoren, sobretot, per la seva capacitat d’integrar-se amb sistemes de fitxatge ja existents, la qual cosa la converteix en una opció atractiva per a grans empreses que compten amb infraestructura prèvia.

Els empleats d’aquestes companyies que utilitzen Bizneo poden fitxar des de qualsevol dispositiu, sigui aquest un ordinador, mòbil, quiosc en tauleta o via biometria / reconeixement facial.

Igual que altres d’aquest llistat, Bizneo ajuda a gestionar torns, vacances i absències, controlar les hores extra i té un escriptori que és com un quadre de comandament avançat per a absentisme i puntualitat.

Una altra de les raons per les quals és escollida per les empreses de gran mida són els seus informes amb validesa legal, llestos per a auditories. Aquests són summament útils en cas de litigisitat, ja que poden ser presentats com a evidència.

Errors freqüents a les nòmines? Millor optar per Personio

Personio és una app destinada a autònoms o empreses petites que volen professionalitzar els seus Recursos Humans, ja que permet centralitzar nòmines, vacances, absències, reclutament i gestió documental en un únic lloc.

Un dels seus grans atractius per als petits autònoms és que pot finançar-se a través del Kit Digital, un sistema d’ajudes estatals que en el moment de redacció d’aquest article encara segueix vigent.

Més enllà del finançament, l’objectiu de Personio és substituir el procés manual per un d’automàtic que evita retards o errors a les nòmines. A més, ofereix implementació ràpida, personalitzada i amb total seguretat en matèria de protecció de dades segons la normativa europea.

Sage HR, gestió àgil del capital humà

Sage HR és, finalment, una altra de les solucions tot-en-u, aplicable tant per a PIMEs que volen una gestió àgil del seu capital humà com per a empreses de més envergadura. Igual que Factorial, té mòduls contractables, la qual cosa permet a les empreses pagar només per aquelles parts que necessiten.

Per exemple, entre les seves funcionalitats més destacades hi ha la gestió d’absències i vacances, l’organització de torns i control horari, l’avaluació de rendiment i la gestió documental.

Els usuaris destaquen també les facilitats que ofereix per al reclutament de talent. A més, en estar allotjada al núvol, Sage HR permet que tant empleats com managers accedeixin des de qualsevol lloc a les seves dades de nòmina, rendiment i aportacions per a la pensió de jubilació.

Kenjo, per a les empreses sense escriptori

Kenjo també centralitza la gestió de Recursos Humans en una sola plataforma. S’adreça a empreses que volen substituir múltiples eines disperses per un sistema únic que estalviï temps i redueixi errors.

Novament, permet fer control d’assistència en temps real amb fitxatges mòbils geolocalitzats i punts presencials, a més de la gestió de vacances i absències des del mòbil.

El punt diferenciador es troba en què aquesta aplicació és especial per fer un onboarding i offboarding 100% digital, amb una experiència optimitzada per a mòbils. A més facilita la gestió de torns rotatius amb quadrants digitals i opció d’intercanvi entre empleats.

Per això, és una opció escollida per a empreses on els empleats no sempre tenen un ordinador al davant, com pot ser retail, salut, manufactura o educació.

Un canvi, beneficis multilaterals

Tot i que segueix per sota de la mitjana europea, la productivitat a Espanya va repuntar durant el segon trimestre de 2025. Per exemple, el valor que mesura l’eficiència amb què s’aprofiten els recursos (PTF - productivitat total dels factors) va escalar a l’1,4% interanual, aportant gairebé la meitat del creixement del PIB segons les dades de BBVA Research.

Tot i així, altres indicadors mostren que les empreses encara han de trobar formes d’optimitzar el temps sense sobrecarregar els treballadors. En aquest punt, l’automatització del control horari i dels processos interns pot ser la clau que obri la porta de la productivitat.

Els sistemes digitals permeten registrar amb precisió les hores efectives, reduir tasques administratives i generar dades fiables per a la presa de decisions.

Així, els departaments de Recursos Humans poden detectar les esquerdes per on s’escapa l’eficiència, redistribuir càrregues de treball i millorar l’equilibri entre productivitat i benestar laboral, la qual cosa també desemboca en una reducció de la rotació, per exemple.

Treure el màxim de la plantilla i millorar la rendibilitat

Gairebé la meitat (48,8%) del creixement del PIB del segon trimestre de 2025, segons BBVA, es deu a les millores en l’eficiència productiva. Això vol dir que les accions que apunten a millorar la productivitat tenen un gran impacte en l’economia.

El control horari per la via digital va passar de ser una opció a una obligació legal a Espanya i, més enllà que al principi s’hagi vist com una càrrega, la novetat pot ser una oportunitat per a les empreses d’optimitzar el seu capital humà.

Les eines presentades (Factorial, Sesame HR, Hubstaff, Bizneo HR, Personio, Sage HR i Kenjo) ofereixen molt més que un simple sistema de fitxatge. Permeten organitzar torns, gestionar absències, millorar la comunicació interna i, sobretot, augmentar la productivitat.

L’elecció d’una o altra dependrà del perfil de cada organització i dels objectius, tant laborals com de productivitat, que vulgui aconseguir.