Control horari de treballadors: tot el que has de saber per al 2026

Per si les empreses i els treballadors no tinguessin ja prou qüestions de les quals preocupar-se, el control horari de treballadors exigeix noves obligacions el 2026. Quines són aquestes obligacions i com adaptar-se a tots els requisits de la nova normativa?

Què és el control horari i per què és obligatori?

El control horari és el registre diari de la jornada laboral de cada treballador. Des de 2019, totes les empreses l'han de portar, per garantir el compliment dels horaris pactats i prevenir abusos en hores extres o jornades prolongades. Aquest registre protegeix tant els drets dels empleats com la transparència en les relacions laborals.

Quines novetats introdueix la nova Llei de Control Horari 2026?

El Ministeri de Treball ultima una nova normativa que reforça el control horari digital. Entre les principals novetats: l'obligació d'utilitzar sistemes electrònics, la traçabilitat dels fitxatges, la conservació de registres durant quatre anys i l'accés remot per a la Inspecció de Treball. També s'establiran requisits tècnics mínims i l'homologació de programari, com ja passa amb Verifactu en facturació.

A quines empreses afecta la nova normativa?

A totes les empreses i autònoms amb empleats, sense importar la seva mida o sector. Les pimes, microempreses i negocis familiars també hauran de comptar amb un sistema de registre vàlid, fins i tot encara que tinguin un sol treballador. No complir suposarà sancions econòmiques que podran superar els 10.000 euros.

Com s'ha de registrar la jornada laboral segons la nova llei?

Cada empleat ha de registrar l'hora exacta d'inici i fi de la seva jornada, així com pauses o descansos si es computen a part. El sistema ha de generar un registre individualitzat, verificable i accessible tant per al treballador com per a l'empresa i l'autoritat laboral.

Durant quant de temps s'han de conservar els registres de jornada?

Els registres s'han de guardar durant quatre anys, a disposició de la Inspecció de Treball i dels propis treballadors. Aquest termini s'equipara al d'altres obligacions laborals, i obliga a utilitzar solucions digitals que assegurin l'emmagatzematge segur i la traçabilitat de la informació.

Quines sancions imposarà la Inspecció de Treball si no es compleix amb el control horari?

Les multes poden anar des de 751 fins a 7.500 euros en els casos més greus. En reincidències o manipulació de registres, les sancions poden duplicar-se. El nou decret també preveu sancions específiques per a qui utilitzi sistemes no homologats o sense garanties d'integritat.

Serà obligatori utilitzar un sistema digital de fitxatge?

Sí. Encara que avui encara es permet el registre manual, la nova llei establirà l'obligatorietat de sistemes electrònics o digitals, per assegurar traçabilitat, autenticitat i accés remot a les dades. Això afectarà tant empreses privades com administracions públiques i subcontractes.

Quins mètodes de registre són vàlids i quins quedaran prohibits?

Seran vàlids els sistemes digitals que identifiquin el treballador de manera unívoca (per PIN, QR, dispositiu o navegador autenticat). Quedaran prohibits els mètodes que no garanteixin fiabilitat o que siguin invasius, com els fitxatges biomètrics o la videovigilància.

Es poden continuar utilitzant plantilles en Excel o registres en paper?

No. El fitxatge en Excel o amb fitxes manuals no permet traçabilitat ni auditoria, per la qual cosa no compliran la nova normativa. La Inspecció considera que aquests mètodes es poden alterar fàcilment i no garanteixen la integritat del registre.

Es podran utilitzar sistemes biomètrics com l'empremta o el reconeixement facial?

No. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) i el futur decret els exclouran expressament pel seu caràcter invasiu i per vulnerar el principi de minimització de dades. Només es permetran quan existeixi una base legal específica (per exemple, en centres d'alta seguretat).

Les càmeres de videovigilància serveixen com a sistema de fitxatge?

Tampoc. Les imatges s'han d'eliminar en un mes, mentre que els registres laborals s'han de conservar quatre anys. A més, el treballador no participa activament en el fitxatge, cosa que vulnera els requisits de transparència i proporcionalitat.

Quines característiques ha de tenir un programari de control horari homologat?

Ha de permetre la identificació individual, la immutabilitat del registre, la generació automàtica d'informes i l'accés remot per a la Inspecció. També ha de complir amb el RGPD i evitar emmagatzemar dades sensibles. Existeixen programaris de control horari com Kronjop que ja integren aquestes garanties, a més de suport legal i actualitzacions automàtiques conforme a la normativa.

Quines dades ha d'incloure cada registre de jornada per ser vàlid?

Ha de reflectir el nom del treballador, data, hora d'inici i fi de jornada, pauses (si es computen), tipus de jornada i sistema utilitzat per al fitxatge. A més, el sistema ha de poder exportar el registre en un format verificable i llegible (PDF, XML, etc.) en cas d'inspecció.

Com es controla l'horari en el teletreball i en els desplaçaments?

El fitxatge s'ha de fer des del dispositiu del treballador o mitjançant geolocalització puntual. La llei preveu eines específiques per a empleats en mobilitat, com comercials o tècnics, que registren la seva jornada des d'una app o navegador, sense vulnerar la privacitat del domicili o ubicació constant.

Què ha de fer una empresa si un treballador oblida fitxar?

S'ha de documentar la incidència i permetre una correcció justificada, preferiblement amb autorització del responsable o recursos humans. Els sistemes moderns registren aquestes correccions amb traçabilitat, evitant manipulacions posteriors.

Quina documentació pot sol·licitar la Inspecció de Treball durant una revisió?

Pot requerir els registres horaris dels últims quatre anys, els informes automàtics del sistema i les polítiques internes sobre jornada laboral. També pot comprovar si els treballadors han estat informats del sistema i si els registres es conserven adequadament.

Quins errors cometen amb més freqüència les empreses en matèria de control horari?

Els més comuns són: no registrar pauses o descansos, no conservar els registres durant el termini legal, utilitzar sistemes manuals sense traçabilitat o no informar els empleats del tractament de dades. També és freqüent no reflectir correctament les hores extres o les compensacions.

Com triar el millor programari de control horari per complir la normativa?

Ha de ser segur, senzill i verificable. Convé optar per eines amb suport legal i auditoria de registres, com Kronjop, que a més automatitza els informes requerits per la Inspecció, o Truein, que facilita fitxatges remots en mobilitat. És clau que el sistema estigui dissenyat per complir el futur marc d'homologació.

Quant costa implantar un sistema de fitxatge digital?

Depèn del nombre d'empleats i funcionalitats. Les solucions per a pimes solen oscil·lar entre 2,5 i 5 euros per usuari al mes, amb versions gratuïtes limitades o sense suport legal. 

Com s'han de registrar i justificar les hores extres segons la nova llei?

Les hores extraordinàries s'hauran de registrar de manera separada i immediata, indicant si es compensen amb descans o retribució. Les empreses hauran de justificar mensualment el tractament d'aquestes hores davant la representació laboral o, en el seu defecte, conservar els justificants. Aplicacions de control horari com Kronjop automatitzen aquesta gestió, generant informes específics que es poden presentar en una inspecció.