Control horario de trabajadores: todo lo que debes saber para 2026

Por si las empresas y los trabajadores no tuvieran ya suficientes cuestiones de las que preocuparse, el control horario de trabajadores exige nuevas obligaciones en 2026. ¿Cuáles son estas obligaciones y cómo adaptarse a todos los requisitos de la nueva normativa?

¿Qué es el control horario y por qué es obligatorio?

El control horario es el registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Desde 2019, todas las empresas deben llevarlo, para garantizar el cumplimiento de los horarios pactados y prevenir abusos en horas extra o jornadas prolongadas. Este registro protege tanto los derechos de los empleados como la transparencia en las relaciones laborales.

¿Qué novedades introduce la nueva Ley de Control Horario 2026?

El Ministerio de Trabajo ultima una nueva normativa que refuerza el control horario digital. Entre las principales novedades: la obligación de usar sistemas electrónicos, la trazabilidad de los fichajes, la conservación de registros durante cuatro años y el acceso remoto para la Inspección de Trabajo. También se establecerán requisitos técnicos mínimos y la homologación de software, como ya ocurre con Verifactu en facturación.

¿A qué empresas afecta la nueva normativa?

A todas las empresas y autónomos con empleados, sin importar su tamaño o sector. Las pymes, microempresas y negocios familiares también deberán contar con un sistema de registro válido, incluso aunque tengan un solo trabajador. No cumplir supondrá sanciones económicas que podrán superar los 10.000 euros.

¿Cómo debe registrarse la jornada laboral según la nueva ley?

Cada empleado debe registrar la hora exacta de inicio y fin de su jornada, así como pausas o descansos si se computan aparte. El sistema debe generar un registro individualizado, verificable y accesible tanto para el trabajador como para la empresa y la autoridad laboral.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros de jornada?

Los registros deben guardarse durante cuatro años, a disposición de la Inspección de Trabajo y de los propios trabajadores. Este plazo se equipara al de otras obligaciones laborales, y obliga a usar soluciones digitales que aseguren el almacenamiento seguro y la trazabilidad de la información.

¿Qué sanciones impondrá la Inspección de Trabajo si no se cumple con el control horario?

Las multas pueden ir desde 751 hasta 7.500 euros en los casos más graves. En reincidencias o manipulación de registros, las sanciones pueden duplicarse. El nuevo decreto también prevé sanciones específicas para quienes utilicen sistemas no homologados o sin garantías de integridad.

¿Será obligatorio usar un sistema digital de fichaje?

Sí. Aunque hoy aún se permite el registro manual, la nueva ley establecerá la obligatoriedad de sistemas electrónicos o digitales, para asegurar trazabilidad, autenticidad y acceso remoto a los datos. Esto afectará tanto a empresas privadas como a administraciones públicas y subcontratas.

¿Qué métodos de registro son válidos y cuáles quedarán prohibidos?

Serán válidos los sistemas digitales que identifiquen al trabajador de forma unívoca (por PIN, QR, dispositivo o navegador autenticado). Quedarán prohibidos los métodos que no garanticen fiabilidad o que sean invasivos, como los fichajes biométricos o la videovigilancia.

¿Pueden seguir usándose plantillas en Excel o registros en papel?

No. El fichaje en Excel o con fichas manuales no permite trazabilidad ni auditoría, por lo que no cumplirán la nueva normativa. La Inspección considera que estos métodos pueden alterarse fácilmente y no garantizan la integridad del registro.

¿Se podrán usar sistemas biométricos como la huella o el reconocimiento facial?

No. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el futuro decreto los excluirán expresamente por su carácter invasivo y por vulnerar el principio de minimización de datos. Solo se permitirán cuando exista una base legal específica (por ejemplo, en centros de alta seguridad).

¿Las cámaras de videovigilancia sirven como sistema de fichaje?

Tampoco. Las imágenes deben eliminarse en un mes, mientras que los registros laborales deben conservarse cuatro años. Además, el trabajador no participa activamente en el fichaje, lo que vulnera los requisitos de transparencia y proporcionalidad.

¿Qué características debe tener un software de control horario homologado?

Debe permitir la identificación individual, la inmutabilidad del registro, la generación automática de informes y el acceso remoto para la Inspección. También debe cumplir con el RGPD y evitar almacenar datos sensibles. Existen software de control horario como Kronjop que ya integran estas garantías, además de soporte legal y actualizaciones automáticas conforme a la normativa.

¿Qué datos debe incluir cada registro de jornada para ser válido?

Debe reflejar el nombre del trabajador, fecha, hora de inicio y fin de jornada, pausas (si se computan), tipo de jornada y sistema utilizado para el fichaje. Además, el sistema debe poder exportar el registro en un formato verificable y legible (PDF, XML, etc.) en caso de inspección.

¿Cómo se controla el horario en el teletrabajo y en los desplazamientos?

El fichaje debe hacerse desde el dispositivo del trabajador o mediante geolocalización puntual. La ley prevé herramientas específicas para empleados en movilidad, como comerciales o técnicos, que registran su jornada desde una app o navegador, sin vulnerar la privacidad del domicilio o ubicación constante.

¿Qué debe hacer una empresa si un trabajador olvida fichar?

Debe documentarse la incidencia y permitir una corrección justificada, preferiblemente con autorización del responsable o recursos humanos. Los sistemas modernos registran estas correcciones con trazabilidad, evitando manipulaciones posteriores.

¿Qué documentación puede solicitar la Inspección de Trabajo durante una revisión?

Puede requerir los registros horarios de los últimos cuatro años, los informes automáticos del sistema y las políticas internas sobre jornada laboral. También puede comprobar si los trabajadores han sido informados del sistema y si los registros se conservan adecuadamente.

¿Qué errores cometen con más frecuencia las empresas en materia de control horario?

Los más comunes son: no registrar pausas o descansos, no conservar los registros durante el plazo legal, usar sistemas manuales sin trazabilidad o no informar a los empleados del tratamiento de datos. También es frecuente no reflejar correctamente las horas extra o las compensaciones.

¿Cómo elegir el mejor software de control horario para cumplir la normativa?

Debe ser seguro, sencillo y verificable. Conviene optar por herramientas con soporte legal y auditoría de registros, como Kronjop, que además automatiza los informes requeridos por la Inspección, o Truein, que facilita fichajes remotos en movilidad. Es clave que el sistema esté diseñado para cumplir el futuro marco de homologación.

¿Cuánto cuesta implantar un sistema de fichaje digital?

Depende del número de empleados y funcionalidades. Las soluciones para pymes suelen oscilar entre 2,5 y 5 euros por usuario al mes, con versiones gratuitas limitadas o sin soporte legal. 

¿Cómo deben registrarse y justificarse las horas extra según la nueva ley?

Las horas extraordinarias deberán registrarse de forma separada e inmediata, indicando si se compensan con descanso o retribución. Las empresas tendrán que justificar mensualmente el tratamiento de esas horas ante la representación laboral o, en su defecto, conservar los justificantes. Aplicaciones de control horario como Kronjop automatizan esta gestión, generando reportes específicos que pueden presentarse en una inspección.