Factura electrónica obligatoria: aviso serio de Hacienda a los autónomos que aún hacen facturas en PDF

Durante años, hacer una factura ha sido sinónimo de abrir un Word, un Excel o un programa viejo, guardarlo en PDF y enviarlo por correo. Para miles de autónomos en Cataluña y en el resto de España, ese gesto es casi automático. El problema es que Hacienda ya ha dicho que ese modelo tiene fecha de caducidad.

La combinación de la Ley Crea y Crece y el reglamento de Verifactu ha puesto en marcha un calendario que convierte la factura electrónica obligatoria en una realidad para empresas y profesionales, con 2026 como año clave para el cambio.

En este contexto, guías específicas para autónomos sobre cómo adaptarse a la factura electrónica obligatoria se están convirtiendo en lectura obligada. Sobre todo para quienes quieren evitar llegar al último momento con un programa que deja de cumplir la norma, o seguir confiando en PDFs que ya no serán suficientes.

El aviso de fondo de Hacienda es claro: si en 2026 sigues facturando igual que en 2010, el problema no será solo tecnológico, será legal y económico.

Qué significa realmente “factura electrónica obligatoria”

Conviene empezar por lo básico, porque aquí hay mucha confusión interesada.

Cuando se habla de factura electrónica obligatoria en el marco de la Ley Crea y Crece, no se está diciendo simplemente que:

• haya que mandar las facturas por correo
• o que tengan que estar en PDF
• o que no se puedan imprimir en papel

Lo que cambia es el formato y el circuito de las facturas entre empresas y profesionales:

• La factura debe generarse en un formato electrónico estructurado, que un sistema pueda leer como datos, no como una imagen plana.
• Se exige poder informar del estado de la factura: emitida, enviada, aceptada, rechazada, pagada.
• La norma se aplica a todas las operaciones B2B, es decir, entre empresarios y profesionales, independientemente de que sean grandes empresas o autónomos individuales.

En la práctica, esto significa que la información que hoy está desperdigada entre PDFs, correos y carpetas pasará a estar en sistemas conectados, donde la trazabilidad es mucho mayor. Y que el “PDF de siempre” deja de ser el centro de la película.

Las fechas que maneja Hacienda: 2026 no es un invento

La gran pregunta siempre es: “cuándo exactamente será obligatoria la factura electrónica”.

A día de hoy, el escenario que se maneja es el siguiente:

• La Ley Crea y Crece aprobó la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y autónomos. La entrada en vigor real depende de su reglamento, que marca un calendario progresivo según facturación.
• La referencia que repiten asesorías y medios especializados es:

- Empresas que facturan más de 8 millones al año, obligación un año después de aprobarse el reglamento.

- Resto de pymes y autónomos, obligación dos años después de ese reglamento, con 2026 y 2027 como años más probables.

• En paralelo, el sistema Verifactu tiene fechas mucho más concretas:

- Sociedades, obligadas a tener su software adaptado el 1 de enero de 2026.

- Autónomos y resto de empresas, con fecha límite el 1 de julio de 2026.

Es decir, 2026 no es un número aleatorio, es el año en el que se cruzan la entrada en vigor de Verifactu y el arranque práctico de la factura electrónica obligatoria para una parte muy grande del tejido empresarial.

Quien siga pensando “ya lo aclararán algún día” corre el riesgo de encontrarse con una cuenta atrás mucho más corta de lo que esperaba.

Por qué los PDFs “de toda la vida” dejan de valer

El titular duele, pero es honesto: si eres de los que piensa que “todo lo que sale de la impresora o del PDF es una factura y punto”, el nuevo marco te da de lleno.

1. PDF no es sinónimo de factura electrónica

Un PDF puede seguir siendo la cara visible que recibe tu cliente, pero no cumple por sí solo los requisitos de la factura electrónica obligatoria. Detrás tiene que haber un registro estructurado que pueda intercambiarse y leerse de forma automática.

2. Excel no es un sistema de facturación

Hacer facturas en una hoja de cálculo puede haber sido útil durante años, pero la combinación de Verifactu y factura electrónica convierte ese sistema casero en un riesgo directo. No hay trazabilidad real, no hay control de versiones, no hay garantías de integridad.

3. Los programas “toqueteables” entran en el punto de mira

El reglamento de Verifactu va precisamente contra el software que permite borrar, alterar o recrear facturas sin dejar rastro. Se acabó eso de “esta no me gusta, la borro y aquí no ha pasado nada”. Mantener ese tipo de programas puede considerarse infracción grave, con sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio en determinados supuestos.

En resumen, la factura electrónica obligatoria no va de cambiar la impresora por el correo electrónico, va de que autónomos y empresas trabajen con sistemas que no permiten “trucos” y que dejan huella de todo.

Verifactu, Ley Crea y Crece y software: el cóctel que lo cambia todo

A muchos autónomos les suenan nombres distintos, pero el resultado es el mismo: habrá que cambiar la forma de facturar.

Las piezas son estas:

• Ley Crea y Crece

Introduce la obligación de usar factura electrónica en todas las relaciones B2B, con un calendario escalonado según el tamaño de la empresa. Busca reducir morosidad, mejorar transparencia y digitalizar de verdad el tejido empresarial.

• Ley Antifraude y Verifactu

Obliga a que los sistemas de facturación garanticen trazabilidad total y imposibiliten la manipulación de registros. Establece fechas claras para que sociedades y autónomos tengan sus programas adaptados en 2026.

• Software de facturación certificado o conforme

Es la herramienta concreta que permite cumplir las dos cosas a la vez. A partir de un determinado momento, seguir con el programa de hace quince años o con plantillas en Excel no será una excentricidad, será una mala idea regulatoria.

El aviso de Hacienda es más de fondo que de forma: si quieres seguir emitiendo facturas sin problemas, tendrás que usar un sistema que cumpla las nuevas reglas del juego. Y cuanto antes lo asumas, mejor podrás escoger herramienta, probarla y adaptarte sin nervios.

Cómo adaptarse a la factura electrónica obligatoria sin morir en el intento

No todo son malos augurios. El cambio es grande, pero se puede gestionar si se hace con un mínimo de planificación.

1. Radiografía rápida de tu situación

Antes de tocar nada, responde honestamente:

• Cómo haces hoy las facturas, bloc, Word, Excel, programa antiguo.
• A quién facturas más, empresas, particulares, administración.
• Cuántas facturas emites al mes y cuántas acaban en un PDF enviado por correo.

Con esos datos tendrás claro si tu caso es simple o si necesitas algo más serio.

2. Coordinarte con la gestoría

La mayoría de gestores ya están recibiendo preguntas sobre Verifactu y factura electrónica obligatoria. Es buen momento para sentarte con ellos y preguntar:

• Qué programas conocen y consideran fiables.
• Cómo quieren recibir la información a partir de 2026.
• Qué plazos ven razonables para tu tipo de actividad.

Ir cada uno por su lado solo garantiza más lío cuando el calendario esté corriendo.

3. Elegir un software con recorrido, no un parche barato

A la hora de elegir herramienta, no te quedes en el diseño bonito. Fíjate en:

• Si menciona de forma explícita la factura electrónica obligatoria y Verifactu.
• Si ofrece actualizaciones ligadas a cambios legales y soporte razonable.
• Si tiene en cuenta la realidad de un autónomo que emite pocas facturas, pero no quiere vivir pegado al miedo a Hacienda.

La pregunta clave es sencilla: “¿Seguiré cumpliendo dentro de tres años si trabajo con este programa”.

4. Hacer una prueba controlada

No hace falta dar un salto al vacío:

• Escoge algunos clientes, los más cercanos o con los que tengas más confianza.
• Empieza a emitirles facturas desde el nuevo sistema.
• Comprueba que las reciben bien, que no hay confusiones, que tú te manejas con el programa.

Cuanto más pulida salga esa “fase piloto”, menos problemas tendrás cuando el cambio sea general.

5. Poner fecha de caducidad a los PDFs “de siempre”

Si no marcas un límite, el PDF hecho en Word seguirá hasta el último día. Una decisión realista puede ser algo así:

A partir de tal fecha, todas las facturas a empresas y profesionales las haré desde el nuevo sistema, y los PDFs serán solo la cara visible, no el origen.

El objetivo es dejar de depender del documento suelto y pasar a depender del registro electrónico correcto.

Lo que te juegas si haces como que no va contigo

Mirar hacia otro lado puede tener consecuencias que van mucho más allá de un susto puntual.

• Riesgo de sanciones

Mantener software no conforme o sistemas “toqueteables” puede acarrear multas importantes en determinados casos. No se trata solo de errores de buena fe, sino de la percepción de que se está permitiendo la manipulación de facturas.

• Perder clientes empresa

Muchos clientes medianos y grandes exigirán trabajar con proveedores que puedan emitir factura electrónica conforme. Si no puedes hacerlo, el problema no será la multa, será dejar de entrar en determinados trabajos.

• Vivir en modo pánico cada vez que cambia la norma

Cuanto más lejos estés de un sistema actualizado y trazable, más te afectará cualquier ajuste legal. Adaptarte ahora reduce la ansiedad futura.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria

¿La factura electrónica obligatoria afecta también a los autónomos pequeños?

Sí, siempre que tengan relaciones B2B, es decir, que emitan facturas a otras empresas o profesionales. La diferencia no es tanto el tamaño, sino el tipo de clientes. Los plazos son algo más amplios para los que facturan menos, pero la obligación acaba llegando igual.

¿Voy a dejar de poder usar el PDF para mis facturas?

Podrás seguir enviando PDFs como representación visual, pero el origen de la factura tendrá que ser un registro electrónico estructurado generado por un software conforme. El PDF pasa a ser una copia, no el “original” a efectos legales y de control.

¿Cuándo tengo que tenerlo todo preparado si soy autónomo?

Las fechas pueden variar según el reglamento definitivo, pero el mensaje que se repite es claro: 2026 es el año en el que los autónomos necesitan tener su software adaptado a Verifactu y preparados para la factura electrónica en contexto B2B, con plazos que pueden estirarse a 2027 según facturación.

¿Puedo seguir con mi programa de siempre si el proveedor lo adapta?

Si tu proveedor adapta el software al reglamento de Verifactu y a la factura electrónica obligatoria, podrás seguir con él. La clave no es cambiar por cambiar, sino asegurarte de que el programa cumple los requisitos técnicos y que no permite manipulaciones opacas.

¿Qué pasa si espero “a ver qué pasa” y no hago nada hasta última hora?

Esperar suele traducirse en menos margen, más prisas y menos opciones. Lo razonable es informarte ya, hablar con tu gestor y empezar a probar un sistema adaptado, de manera que cuando la factura electrónica obligatoria sea exigible para tu actividad, el cambio sea casi invisible en tu día a día.

El aviso está hecho. La factura electrónica obligatoria no es una amenaza de futuro lejano, es un calendario que ya se está contando hacia atrás. Quien lo entienda a tiempo tendrá que aprender a manejar un programa nuevo. Quien no, puede acabar aprendiendo a base de sanciones, clientes perdidos y mucho más estrés del necesario.